Det är inte alltid lätt att organisera ditt arbete före semestern . För att dra nytta av denna viloperiod är det verkligen viktigt att organisera dina uppgifter innan du lämnar, så kom tillbaka med förtroende. Här är några tips.
De sju saker att göra innan du åker på semester
1. Informera dina kollegor och klienter innan du lämnar
Det första du ska göra innan du åker på semester är naturligtvis att informera andra om hans avgång. Ange dina semesterdatum i din kalender och dela dem med dina kollegor. Detta gör att alla kan organisera sig.
Tänk på att planera med dina kollegor innan du lämnar, delegera vissa uppgifter och bestäm vem du ska kontakta i nödsituationer under din frånvaro.
För detta, ordna ett litet möte innan du åker på semester. Om du inte har tid att samla alla i ett rum, gör det via telefon eller via chatt. Målet är att diskutera prioriteringar och mål tillsammans och se till att alla förstår sin roll under din frånvaro.
Det är vid denna tidpunkt som du kommer att kunna delegera några uppgifter som vi inte kan utföra innan du lämnar, eller att skjuta upp några andra för din återkomst. Om alla blir informerade kommer ingen att vara orolig. Alla vet vad de ska göra.
2. Skriv ett meddelande från kontoret
Att organisera ditt arbete före semestern består också av att skriva ett automatiskt svar utanför kontoret och aktivera det under de aktuella dagarna.
I det här meddelandet, tydligt ange dina datum för semestern, det kommer att tillåta dig att inte bli översvämmad av e-postmeddelanden eftersom dina medarbetare och kunder får information om din frånvaro. De flesta väntar på att du kommer tillbaka till dig. Ändå kan vissa uppgifter inte vänta, precis som det också kan förekomma oförutsedda händelser.
Glöm inte att ange kontaktuppgifterna för de olika personerna att kontakta vid en brådskande begäran.
3. Förvara skrivbordet innan du lämnar
För att kunna blåsa under semestern ska du lägga bort kontoret eller arbetsytan innan du lämnar . Sortera dina dokument och förbered din retur. Att hitta ett organiserat arbetsområde gör att du kan starta om igen och du kommer att undvika att bli stressad när du kommer tillbaka. Vem vill hitta ett kaotiskt kontor som återvänder från semester? Du kommer inte att vilja spendera minst en timmes rengöring just nu.
Gör det innan du lämnar! Kasta bort utkasten, de små papperna, de klisterlappar som inte längre tjänar, allt som är överflödigt och värdelöst. Ta bort dina filer, organisera dem, organisera dina dokument. Specialister anger att du måste ägna åtminstone 30 minuter till en timme av din kontors lagringstid. Du kommer att känna dig lättare, du kommer att se och kommer att vara glad att hitta ett tydligare, renare utrymme för din återkomst från ledighet.
4. Ta anteckningar och prioritera
För att organisera ditt arbete väl före semestern är det viktigt att veta hur du ska prioritera. Avsluta de brådskande uppgifterna, efter att ha gjort en lista, be hjälp av dina kollegor om vissa saker måste göras under din frånvaro.
Förutse din återkomst genom att planera några möten. För detta ska du inte organisera någonting den första dagen av din återkomst. Tillåt dig några timmar att läsa dina e-postmeddelanden och börja smidigt.
5. Skriv en "att göra-lista"
För att komma ihåg vad du behöver göra, skapa en att göra-lista. Du kan använda en anteckningsbok, post-its eller välja applikationer som Todoist eller Google Kalender . Du kommer att kunna dela din lista med dina kollegor. Sammanfatta alla uppgifter du behöver för att genomföra, organisera de senaste mötena och skapa memos så att du inte glömmer någonting. Du sparar tid och blir mindre stressad.
Klassificera uppgifterna utifrån deras betydelse och prioritering. Om viktighetsnivån är densamma, börja med de längsta uppgifterna att utföra.
För de mindre brådskande uppgifterna, ordna dig så att du kan delegera om du inte har mycket tid. Kommunicera med ditt team, var ärlig med dina kollegor och dig själv.
6. Dela hela teamets helgdagar
För att alla ska bli informerade om varandras helgdagar, dela ett schema för varje teammedlems ledighet så att all service kan organiseras. Oftast noteras detta i kalendern innan det delas med andra. Glöm inte att skicka ett e-postmeddelande för att påminna dem som har glömt att du kommer att vara borta under en viss period.
7. Börja blåsa
Det är viktigt att organisera ditt arbete innan semestern för att kunna lämna det lätta hjärtat. Men lägg sedan inte ditt kontor i bagaget. Koppla loss och njut av din välförtjänta vila.