Hur ställer du in ett frånvaromeddelande för att meddela dem som kontaktar dig att du har ledighet? I själva verket, innan du åker på semester, måste du bosätta några små detaljer på kontoret. Automatiska frånvarosvar är en del av det. Om du använder Outlook eller Google Mail (Gmail) berättar vi dig här hur du aktiverar den här funktionen och ger dig också några exempel på tydliga och effektiva meddelanden.

Ställ in ett kontorsmeddelande: zooma in på Gmail och Outlook

Gmail och Outlook är det mest använda e-postmeddelandet för närvarande på jobbet. Dessa två tjänster ger dig möjlighet att aktivera meddelanden utanför kontoret när du är borta från jobbet, oavsett om det är semester, utbildning eller resor.

Aktivera ett automatiskt frånvaressvar på Gmail

Funktionen "Automatisk svar" på Gmail låter dig berätta för dina anställda eller kunder att du är borta när de kontaktar dig under din semester eller dina resor. Detta gör att du kan indikera att du inte kommer att kunna svara på deras e-post på ett tag.

Hur konfigurerar jag ett frånvaremeddelande? Du måste bara fortsätta enligt följande:

  • Gå till Gmail.
  • Klicka på det lilla hjulet uppe till höger och sedan på "Inställningar".

På den här sidan föreslås flera flikar till dig, bland vilka "Allmänt", "Etiketter", "Inkorg", "Konton och import" …

Du är på den allmänna fliken.

Längst ner på sidan hittar du avsnittet "Auto Answer".

Det står: " Ett automatiskt svar skickas till alla meddelanden du får. Om en kontakt skickar flera meddelanden skickas det automatiska svaret en gång var fjärde dag. "

  • Välj med musen "Automatiskt svar aktiverat".

Du måste sedan fylla i fältets start- och slutdatum, ange ämnet och skriva meddelandet.

  • Allt du behöver göra är att spara ditt meddelande genom att klicka på "Spara ändringar".

Vad sägs om Outlook?

Hur man konfigurerar ett frånvaremeddelande i Outlook

De som använder Outlook kan också aktivera en "Out of Office Assistant".

  • Klicka på "File" längst upp till vänster och sedan på fliken "Information". Du hittar flera alternativ: "Konto och sociala inställningar", sedan "Automatiska svar (inget skrivbord)".
  • Markera "Skicka automatiska svar" i avsnittet "Automatiska svar".
    Microsoft säger: " Om du vill ange ett antal timmar och datum markerar du kryssrutan Skicka endast för den här tiden. Ställ sedan in starttid och sluttid. På fliken I min organisation skriver du meddelandet som ska skickas inom din organisation; På fliken Utanför min organisation skriver du meddelandet som ska skickas utanför din organisation . "
  • För att bekräfta klickar du bara på OK.

Om du är en självföretagare eller driver ett mycket litet företag och använder Outlook.fr eller Live.fr för att konfigurera ditt frånvaremeddelande klickar du bara på det lilla hjulet uppe till höger (E-postinställningar) ). En meny visas: "Uppdatera", "Automatiska svar" … Välj det sista alternativet. Microsoft säger: " Använd automatiska svar för att varna andra om att du är på semester och inte kommer att kunna svara på din e-post. "

Markera "Skicka automatiska svar" och fyll i de olika fälten.

Du vet nu hur man ställer in ett frånvaremeddelande, men hur man skriver ett automatiskt svar?

Några exempel på meddelanden utanför kontoret

Följ råd från professionella för att skriva det bästa meddelandet om frånvaro. Du kan välja en liten klassisk text, men bestämmer dig också för att vara djärv.

Klassikern

RegionJob-jobbsidan erbjuder:

Hej!
Jag kommer från kontoret från (xxxx) till (xxxx) inklusive.
Eftersom jag inte har tillgång till mitt e-postmeddelande under denna period kommer jag att lägga märke till ditt meddelande när jag kommer tillbaka.
I nödsituationer kan du kontakta (xxxx) på den här adressen: ((e-postskyddad)).
Med vänliga hälsningar,
(Signature)

personal

Webbplatsen Asap.be ger oss ett fint exempel

Hej!

Med det här meddelandet informerar jag er att jag kommer att vara otillgänglig fram till (datum), eftersom jag (njut av några lediga dagar / är på semester / lever en unik upplevelse / förverkliga min dröm / ladda mina batterier).

Men jag vill hjälpa dig! Så under tiden kan du kontakta (kontaktperson, kontaktinformation). Om det inte är brådskande svarar jag gärna på din e-post när jag kommer tillbaka.

Tveka inte att följa mig under tiden (sociala medier, webbplats, blogg).

Ha en trevlig dag och gå vidare (datum)!
(namn och funktion)

Meddelandet på engelska

Arbetar du i en internationell miljö? Och vill du ha ett meddelande på engelska? På LinkedIn kan du hitta mycket enkla men effektiva idéer:

Jag lämnar kontoret med början. Jag kommer tillbaka.
Om du behöver omedelbar hjälp under min frånvaro, vänligen kontakta (person att kontakta i nödsituationer) på (personens e-postadress). Annars kommer jag att svara på dina e-postmeddelanden så snart som möjligt när jag kommer tillbaka.

Varm hälsningar,
(Ditt namn)

Meddelandet lite för originalt

Rekryteringsbyrån Morgan McKinley erbjuder detta meddelande som inte kommer att glädja alla:

Hej, jag är för närvarande på semester från xx / xx till xx / xx. I nödsituationer, tack till den tredje solstolen till höger, gult paraply och randig bikini. Permanens från 10 till 18 timmar (risk för frånvaro på grund av bad).

Du kanske kan använda den som en introduktion och komplettera den med ett mer klassiskt meddelande. Det får dina anställda och kunder att le!

Hej, jag är för närvarande på semester från xx / xx till xx / xx. I nödsituationer, tack till den tredje solstolen till höger, gult paraply och randig bikini. Permanens från 10 till 18 timmar (risk för frånvaro på grund av bad).

Jag skojar.

Jag kommer från kontoret från (xxxx) till (xxxx) inklusive.
Eftersom jag inte har tillgång till mitt e-postmeddelande under denna period kommer jag att lägga märke till ditt meddelande när jag kommer tillbaka.
I nödsituationer kan du kontakta (xxxx) på den här adressen: ((e-postskyddad)).

Kategori:

Anställning