För att bättre leva hans dagar är det viktigt att veta hur man organiserar sig på jobbet . Faktum är att bristen på organisation genererar stress och trötthet. Så hur kan man organisera sig för att bli mer effektiv på jobbet?

Några tips för bättre organisation på jobbet

Hantera din tid

Att veta hur du hanterar din tid är en känslig konst som tar bort mycket stress och skapar självkänsla och en känsla av frihet när du har kontroll. Om du är en av dem som ofta är överväldigade, är här förmodligen de möjliga orsakerna:

  • Dålig organisation,
  • förbiseenden
  • En underskattning av varaktigheten för vissa uppgifter (utvärderingsproblem),
  • Arbete överbelastning,
  • Den känslomässiga aspekten (vi tar hand om de trevliga uppgifterna och det tar tid att utföra de andra),
  • förhalning
  • Det oförutsedda,
  • Frånvaron av delegation,
  • Dålig kommunikation eller för mycket kommunikation,
  • Svårigheten att säga nej,
  • Underhållning som telefon, sociala nätverk …

För att lösa allt detta och bättre hantera sin tid finns det tekniker som sträcker sig från enkla till sofistikerade.

Lagra din arbetsyta

Att ha en snygg arbetsyta sparar tid genom att till exempel undvika att söka efter en penna i 10 minuter. Du sparar tid som du kan använda för andra uppgifter. Dessutom är det mycket mer lugnande för sinnet att arbeta i ett trevligt utrymme.

Använd automatiseringssystem

Om du arbetar på ett kontor innehåller din e-post många påminnelser: möten, möten, filer som ska returneras. Använd det för att se till att du inte glömmer någonting.

Skapa mappar och undermappar för att hjälpa dig hitta dig själv och undvika onödig stress.

scheman

Planeringsmetoden består av att skapa scheman genom att ange vad man ska göra (vad) och när (när).

Så vi använder en kalender (som Google Kalender eller Outlook) för att möjliggöra bättre hantering.

Fördelarna:

  • Mycket bra jobbplanering
  • Samarbetsaspekten (möjligheten att dela din kalender),

Nackdelarna:

  • Det finns ingen eller få.
  • Var bara noga med att respektera … kalendern, inte avbryt eller skjut upp.

Ta anteckningar

Om du har en agenda, tveka inte att registrera dina möten och möten med exempelvis olika färger. Post-it-anteckningar är inte föråldrade. Använd dem i papper eller elektronik.

Gör listor

Hjälp-memoaren eller att-göra-listan på engelska låter dig inte komma ihåg något.

Denna metod har några fördelar:

  • Lätt att utföra och använda,
  • Fast.

Nackdelarna:

  • Bristen på organisation,
  • Underlåtenhet att uppfylla prioriteringarna

Listorna är därför idealiska på kort sikt.

Ta pauser

Om " arbete är hälsa " kommer det att ta korta, regelbundna pauser inte att döda dig eller göra dig mindre effektiv. Tveka inte att sträcka benen, komma bort från datorn eller ta en promenad utanför för att lufta dig. Din hjärna kommer också att tacka dig och din kropp.

Använd Pomodori-tekniken

Utvecklat på 80-talet av Francesco Cirillo och består av att genomföra en uppgift på 25 minuter innan den tar en 5-minuters paus. Pomodori betyder "tomat" på italienska, men det är bilden på timern som behålls här, din interna tryckkokare!

Du behöver en timer för att tillämpa den här tekniken, ofta tillämpad av entreprenörer och utvecklare.

Fördelen med denna metod är smidighet. Du muskler din hjärna genom att fokusera under en viss tid på samma uppgift (bättre koncentration) innan du gör en paus som bara kommer att vara till nytta.

Lär dig att prioritera

För att vara säker på att utföra alla dina dagliga uppgifter, skapa en lista med saker du behöver göra på dagen med respektive tidsfrister. Du kommer från morgonen att kunna börja med de brådskande uppgifterna och avsluta de andra i slutet av eftermiddagen. Både brådskande och viktiga uppgifter måste göras först. Detta gör att du kan planera din dag: uppgifter, varaktigheter etc. Du kommer också att veta hur mycket tid du måste spendera på varje uppgift och ännu bättre organisera dig själv.

Att lära sig att prioritera hjälper till att hantera tid efter prioritering. Det finns två rader (viktigt och inte viktigt) och två kolumner (brådskande och icke brådskande).

Einsehowers teori gör det möjligt att prioritera sina handlingar genom att först göra det som är brådskande och viktigt. Men prioritering gör att du kan utföra dina uppgifter enligt dina mål, dina värderingar, målen för teamet du tillhör, tidsfristerna etc.

Fördelarna med prioritering:

  • Ett arbete med målen, eller dess värderingar,
  • Bättre produktivitet och effektivitet

Nackdelarna:

  • Fungerar mest på kort sikt,
  • Överbelastning möjlig (när allt är viktigt vad man ska göra?)

Vi inbjuder dig att testa var och en av dessa metoder och bestämma den som passar dig bäst. Du kan också växla dem.

Kategori:

Anställning